Primero, comencemos aclarando la diferencia entre digitalización y digitalización para aquellos que no están seguros.

La digitalización es el acto de convertir documentos físicos o papeleo en documentos digitales. Escanear una factura en papel y cargarla como PDF es un ejemplo de digitalización.

La digitalización es una transformación más profunda de un modelo de negocio hacia el uso de procesos digitales en lugar de analógicos. Por ejemplo, una empresa que decida digitalizar el manejo y procesamiento de todos los documentos financieros se consideraría digitalización.

La digitalización empresarial es la integración de la tecnología que transforma la forma en que las organizaciones operan en sus diferentes áreas, servicios y canales, con los clientes y otras partes interesadas. Un verdadero proceso de transformación digital va más allá de comprar y utilizar una nueva herramienta o software; requiere un compromiso honesto de toda la organización para evaluar, desafiar y reconfigurar los procesos comerciales a un ritmo y una ruta que funcionen para esa empresa, sus clientes y sus proveedores.

Beneficios de la digitalización empresarial

Si bien la digitalización de sus procesos comerciales ofrece innumerables beneficios, varían según los objetivos de su empresa. Pero ya sea que esté haciendo la transición del papel a las facturas electrónicas , del abastecimiento de productos tradicionales a la adquisición electrónica , o digitalizando la gestión de su cadena de suministro de extremo a extremo , hay ciertos beneficios que la digitalización siempre brinda cuando se hace bien:

-Costos mas bajos

-Menos trabajo manual

-menos errores

-Visibilidad sobre el gasto de la empresa

-Control sobre el flujo de efectivo

-Toma de decisiones basada en datos

¿Cómo se pueden lograr? Siga leyendo para conocer tres consejos que lo ayudarán a establecer las bases para un proyecto de digitalización que beneficiará tanto a su empresa como a sus socios comerciales.

3 consejos para empezar con la digitalización

Consejo #1: Identifique dónde hay margen de mejora

Los cambios organizacionales a veces pueden parecer abrumadores, y es comprensible que así sea.

Nuestro consejo es examinar un proceso, comprender dónde hay espacio para mejorar y comenzar su viaje de digitalización allí.

¿Sigues recibiendo facturas en papel de tus proveedores? Incluso si trabaja con pocos documentos en papel y principalmente archivos PDF, hay mucho espacio para desarrollar un modelo de negocio verdaderamente digital. Los tediosos desafíos de ingresar datos manualmente, verificar facturas y manejar y almacenar papel o archivos PDF pueden reemplazarse con la facturación electrónica automatizada directamente dentro de su sistema ERP. Verá costos más bajos, menos trabajo manual, mayor procesamiento directo y muchos menos errores cobran vida ante sus ojos.

La digitalización de estas tareas aumenta significativamente la visibilidad sobre los gastos de la empresa para ayudar a su departamento de finanzas a tomar decisiones más informadas que beneficien a toda la organización. Todos los datos de su factura se guardan en un solo lugar para que pueda realizar búsquedas y comparaciones que no son posibles con pilas de papel.

Consejo n.º 2: Involucre a su organización

Una vez que haya identificado las áreas de mejora, debe hacer que toda su organización respalde sus esfuerzos comerciales digitales. Prepare un caso de negocio detallado que muestre lo que la empresa en su conjunto se beneficiará de este proyecto de digitalización.

Más allá de ahorrar dinero, tiempo y recursos, la digitalización de sus procesos financieros le permite recopilar y acceder a datos de calidad de pedidos, facturas y otros documentos. Esto hace posible identificar tendencias, patrones, información sobre precios y preferencias de los compradores. Ser capaz de ver "el panorama general" de las finanzas de su empresa ayudará a todos los líderes de departamento a tomar decisiones informadas ahora y en el futuro. Informar plenamente a los tomadores de decisiones de su empresa sobre estos beneficios le dará una propuesta de valor difícil de negar.

Consejo #3: Integre con sus sistemas existentes

Al embarcarse en un proyecto de transformación digital, asegúrese de no crear más problemas de los que pretende resolver. ¡No quede atrapado en una red de sistemas desconectados!

Al investigar opciones, busque un proveedor de servicios que pueda integrarse fácilmente con su ERP actual u otro sistema de contabilidad. Al asegurarse de que sus procesos comerciales digitales no necesiten ningún cambio de sistema o formato, puede digitalizarse mucho más rápido y aprovechar al máximo su proyecto de transformación.

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